Secretaresse

Wat ga je doen

Stel je voor: je begint je dag met een kop koffie en een glimlach, klaar om je collega's te ondersteunen. Als secretaresse bij de afdeling Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie (MKA) van het UMCG, ben jij de spil die alles soepel laat verlopen. Je opent je agenda en ziet dat je vandaag een drukke dag hebt. Eerst plan je een vergadering voor één van de kaakchirurgen. Je belt met verschillende afdelingen om de beste tijd te vinden, stuurt uitnodigingen uit en gaat op zoek naar een passende ruimte. Vervolgens werk je aan de organisatie van een cursus. Je regelt de locatie, catering en zorgt ervoor dat alle details kloppen.

In de middag werk je aan de teamsite van de afdeling. Je voegt nieuwe informatie toe en zorgt ervoor dat alles up-to-date is. Daarna ondersteun je de manager bij de controle van kostendeclaraties, de bewaking van de budgetten van verschillende projecten en maak je een mooie lay-out voor een managementrapportage.Tussendoor krijg je een telefoontje van een collega die hulp nodig heeft bij het organiseren van een jubileum. Je neemt de verantwoordelijkheid op je en zorgt ervoor dat het een onvergetelijke gebeurtenis wordt.

Je coördineert afspraken met de catering en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Aan het einde van de dag kijk je terug op een productieve dag. Je hebt niet alleen je collega's ondersteund, maar ook bijgedragen aan de efficiëntie en organisatie van de afdeling. Met een voldaan gevoel sluit je je computer af, klaar voor een nieuwe dag vol uitdagingen en mogelijkheden. In deze veelzijdige functie ben jij de verbindende factor die samen met twee directe collega's ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je bent de steun en toeverlaat van het team, denkt drie stappen vooruit en staat altijd klaar om te helpen en te zorgen dat alles op rolletjes loopt.

Werkomgeving

De afdeling Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie (MKA) richt zich op de behandeling van afwijkingen aan mond, kaak- en aangezicht. Dit kan variëren van hoofd-halstumoren, ontstekingen in de kaak, speekselklieraandoeningen tot uitgebreid letsel van de kaken en het aangezicht. MKA werkt nauw samen met andere specialismen. Zo wordt o.a. binnen de Hoofd-Halsoncologie samengewerkt met Keel, Neus- en Oorheelkunde, Radiotherapie, Plastische Chirurgie en Interne Geneeskunde. Verder heeft de afdeling een uniek centrum: het Centrum voor Bijzondere Tandheelkunde (CBT). Dit centrum biedt bijzondere tandheelkundige en prothetische zorg aan bepaalde groepen patiënten, bijvoorbeeld patiënten met een verstandelijke beperking, schisis of hoofd-halsoncologie. Tandartsen, kaakchirurgen en huisartsen uit het hele land verwijzen jaarlijks zo’n 10.000 nieuwe patiënten naar deze afdeling van het UMCG. De afdeling is een van de grootste kaakchirurgische centra in Nederland.

"Je krijgt de kans om echt een verschil te maken in het dagelijkse reilen en zeilen van de afdeling. Het team is hecht en ondersteunend. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt het werk zo boeiend en uitdagend"
Angelika de Vries, Secretaresse

Wat vragen wij

• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Opleiding en/of werkervaring als secretaresse of in een administratief ondersteunende functie.
• Kennis van Microsoft Office.
• Bekendheid met de taken en functionele verhoudingen van een UMC is een pre.
• Notuleer- en verslagvaardigheden.

Vaardigheden en eigenschappen:

• Flexibel en collegiaal ingesteld.
• Probleemoplossend denk- en werkvermogen.
• Zelfstandig beslissingen kunnen nemen over telefoon- en agendabeheer.
• Talent voor het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk.

Wat bieden wij

We heten je graag welkom in een uitdagende werkomgeving met gedreven collega’s. Je krijgt een arbeidsovereenkomst van 18 uur per week. Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op aansluitend een vast contract voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring maximaal € 3.571,- bruto per maand (schaal 6, full time). Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

• Deelname aan het Fietsplan en Bedrijfsfitness.
• Een thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en uiteraard een laptop en smartphone.
• Ook kunnen wij je helpen bij het inrichten van je thuiswerkplek!
• Vitamine L(eren): een intern pakket aan ontwikkelmogelijkheden.
• Je gaat samenwerken met betrokken collega’s.
• Wij geloven in de kracht van teamwerk en streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin elk teamlid vertrouwen heeft in elkaars bijdragen.
• Je gaat werken in een ambitieuze werkomgeving, waarin jouw inbreng en ideeën gewaardeerd worden.

Enthousiast geworden?
We vinden het leuk om van je te horen en we beantwoorden graag je eventuele vragen. Neem gerust contact met ons op.
Kennismaking Wil je een laagdrempelige eerste kennismaking? Laat het ons weten en stuur een mailtje naar Judith Baldi-Ekelhoff ([email protected]) om een Teams-kennismaking te organiseren.

Meer informatie
Wil je meer lezen over werken bij MKA, kijk dan op: Afdeling Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie en https://www.instagram.com/afdeling_mka_cbt_umcg

Solliciteren In plaats van een traditionele motivatiebrief, vragen we je om drie vragen te beantwoorden. Dit helpt ons om een beter beeld te krijgen van jouw vaardigheden en motivatie:

• Waarom ben je geïnteresseerd in deze functie en wat spreekt je aan in ons bedrijf?
• Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je een complex planningsprobleem van een vergadering of andere bijeenkomst met meerdere deelnemers hebt opgelost?
• Hoe ga je om met meerdere taken en prioriteiten? Kun je een voorbeeld geven van hoe je dit in het verleden hebt gedaan?

We kijken ernaar uit om jouw antwoorden te lezen en meer over jou te leren.

Voor vragen over de functie

Niet jouw vacature?