Bestuurssecretaresse Chirurgie

Het UMCG biedt jou de kans om als secretaresse binnen het Bestuurssecretariaat bij de afdeling Chirurgie een essentiële rol te spelen in het ondersteunen van ons team. Als spil tussen het managementteam, zorgprofessionals en externe partijen ben jij de onmisbare schakel.

Wat ga je doen?
Je gaat werken in een ambitieuze werkomgeving, waarin jouw inbreng en ideeën gewaardeerd worden. Als secretaresse maak je deel uit van een team van 10 secretaresses met ieder hun eigen portefeuille. In een informele sfeer ben jij, samen met drie andere collega’s, onderdeel van het Bestuurssecretariaat. Je ondersteunt de managers en medisch hoofden van de afdeling Chirurgie bij administratieve werkzaamheden zoals agendabeheer en personeelsmutaties. In jouw rol als secretaresse Bestuurssecretariaat binnen de afdeling Chirurgie:

• ben jij een onmisbare schakel tussen het managementteam, collega’s en externe partijen;
• zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, zowel achter de schermen als in de directe samenwerking met het team;
• beheer en bewaak je de complexe agenda’s van de managers, maakt afspraken met onder andere collega’s, onderzoekers, commissies en externe relaties, en houdt alles in de gaten waarbij je de juiste prioriteiten kan stellen;
• ben je de regisseur van administratieve processen binnen de afdeling en zorg je ervoor dat de communicatie helder en vlot verloopt. Of het nu gaat om het beheer van inkomende en uitgaande correspondentie, het onderhouden van telefoon- en e-mailverkeer, of het verwerken van personeelsmutaties. Jij zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien;
• wordt jouw ondersteuning gevraagd bij het organiseren van activiteiten zoals beleidsmiddagen, symposia en audits;
• zie je het als een uitdaging om alles te plannen en organiseren, en zorg je ervoor dat actiepunten niet alleen bewaakt worden, maar ook effectief worden opgepakt;

Wat deze functie extra interessant maakt, is de samenwerking. Jij werkt samen met een team van secretaresses die elkaar ondersteunen, waarbij je elkaar vervangt bij afwezigheid. Samen zorgen jullie ervoor dat de afdeling Chirurgie optimaal kan functioneren en de zorg voor patiënten centraal blijft staan.

Werkomgeving

De afdeling Chirurgie is een afdeling met 7 aandachtsgebieden: abdominale chirurgie, chirurgische oncologie, hepato-pancreatico-biliaire chirurgie & levertransplantatie, kinderchirurgie, transplantatie en orgaandonatie, traumachirurgie en vaatchirurgie. Er werken ongeveer 350 mensen in de zorg en daarnaast werken er nog ongeveer 100 onderzoekers. Daarmee is de afdeling Chirurgie één van de grootste afdelingen binnen het UMCG. De zorg voor patiënten gaat voor alles waardoor we altijd in beweging zijn.

Wat vragen wij

• Je hebt minimaal een afgeronde opleiding MBO4.
• Ervaring als secretaresse en/of ervaring in de gezondheidszorg is een pre.
• Kennis van Microsoft Office/Teams.
• Je bent sociaalvaardig en in staat je in een ander te verplaatsen.
• In je werk ben je flexibel, kun je goed prioriteiten stellen en kun je snel schakelen.

Vaardigheden en eigenschappen

• Flexibel en collegiaal ingesteld.
• Probleemoplossend denk- en werkvermogen.
• Moeilijke vraagstukken als uitdaging zien.
• Zelfstandig beslissingen kunnen nemen over agendabeheer.
• Talent voor het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk.

Wat bieden wij

We heten je graag welkom in een uitdagende werkomgeving met gedreven collega’s. Je krijgt een arbeidsovereenkomst 28 tot 32 uur per week voor een jaar met uitzicht op aansluitend een vast contract voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring maximaal € 3.678,- bruto per maand (schaal 6, full time). Daarnaast bieden wij je 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt vergoed. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Niet jouw vacature?