Secretaresse Triade

Wat ga je doen

Als secretaresse ben je in eerste instantie de rechterhand van de directeur. Daarnaast ondersteun je de managers van de business units. Je bent het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken met de organisatie. Het betreft uiteenlopende contacten binnen het netwerk van Triade en de moederorganisatie UMCG. Om als team goed te draaien en in onze vele samenwerkingen pro-actief te zijn hebben we jou nodig, onze logistieke spil! Je verricht alle voorkomende secretariele werkzaamheden, waaronder o.a. het beheer van de complexe agenda en mailbox van de directeur, het zorgvuldig voorbereiden van stukken voor bijeenkomsten waarvan hij deel maakt. Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en bezoeken. Voor de managers van de business units coördineer je de afspraken en beheer je de agenda’s, daarnaast ondersteun je hen bij diverse afwisselende taken. Aangezien je van verschillende personen uit verschillende bronnen informatie ontvangt zorg je ervoor dat relevante informatie tussen en naar betreffende collega’s gedeeld wordt.

Als secretaresse vervul je de volgende werkzaamheden;

• je biedt secretariële ondersteuning aan de directeur en de managers van de business units zoals (complex) agendabeheer;
• plannen van overleggen, reservereren van vergaderzalen en catering;
• voorbereiden en notuleren van (bestuurs)vergaderingen;
• voorbereiden en planning dienstreizen;
• voorraadbeheer;
• je verwerkt en archiveert documentatie gestructureerd en accuraat;
• je bewaakt de voortgang en afhandeling van actiepunten en waar nodig handel je deze actiepunten zelfstandig af;
• je coördineert de afspraken en beheert de agenda’s;
• als teamspeler zorg je ervoor dat alles goed op elkaar is afgestemd.

Werkomgeving

Triade staat voor het mogelijk maken van slimme ideeën. Het herkennen van iets groots in iets kleins. Én de moed hebben om samen te starten. Triade is ontstaan uit het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) en helpt ondernemingen en kennisinstellingen te excelleren door het bieden van flexibele en hoogwaardige ondersteuning middels (risico) investeringen, consultancy en vastgoed. Als dochter van het Universitair Medisch Centrum Groningen, is Triade bij uitstek actief in het veranderende landschap van de life sciences en gezondheidszorg. Triade denkt binnen dit veld mee met kennisintensieve, innovatieve ideeën, in een vroege fase van ontwikkeling, nog niet bewezen succesvol, altijd met het oog op regionale kansen en ontwikkeling. Altijd vanuit een ondernemende geest. Altijd samen. Dít typeert Triade. Thema’s waarin Triade actief is, zijn: Healthy Ageing, ICT/Data en Sustainable Society. Bij Triade werken 29 mensen, ieder vanuit hun eigen vakgebied, allemaal aan bovenstaand doel. De organisatie heeft één directeur en drie business units, Triade Real Estate, Investment en Consulting met daaronder verschillende BV’s waarvan Campus Groningen B.V. één is. Deze organisatie wordt ondersteunt door één secretaresse.

Wie ben jij

• Je hebt minimaal een MBO 4 niveau en ervaring (directie)secretaresse of managementassistent. Ook kandidaten met op andere wijze verworven competenties op dit gebied kunnen solliciteren.
• Je hebt minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, in een omgeving van vergelijkbare omvang/complexiteit.
• Je bent flexibel, accuraat en hebt een service-en klantgerichte houding.
• Je bent in staat rekening te houden met de formele en hiërarchische lijnen, en hebt daarnaast een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen.
• Je bent een enthousiaste collega die gaat voor samenwerking, weet in alle hectiek het overzicht goed te bewaken, daarbij de juiste prioriteiten te stellen en je ziet het als een uitdaging dat geen dag hetzelfde is.
• Je bent proactief en oplossingsgericht.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en laat je niet snel uit het veld slaan.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische, sociale- en communicatieve vaardigheden.

Wat bieden wij

• Wij bieden een uitdagende functie en werkomgeving waarin je volop de mogelijkheid krijgt om je kennis te vergroten en je vaardigheden te ontwikkelen. Het betreft eerst een tijdelijke arbeidsovereenkomst (28 uur per week) met uitzicht op een verlenging.
• Je salaris bedraagt maximaal € 3.923- bruto per maand (Schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband.
• Via het fietsplan kun je een fiets of een e-bike fiscaal voordelig aanschaffen.
• Het UMCG heeft een goede regeling woon-werkverkeer als je met eigen vervoer komt. Woon je meer dan 7 kilometer enkele reis bij het UMCG vandaan, dan kun je ook kiezen voor 100% OV-vergoeding.
• Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering, een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt vergoed en de mogelijkheid tot sparen van balansverlof.
• De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Enthousiast geworden? Wij staan open voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek via teams of tijdens een kopje koffie. Zie je dit zitten, dan plannen we een afspraak in.

Voor vragen over de functie
Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op via het secretariaat van Triade (050) 361 5050.

Links
Triade www.triadegroep.nl en www.campus.groningen.nl .

Voor vragen over de functie

Niet jouw vacature?