Managementassistent Neuro-Hoofd-Hals

Ben jij een organisatietalent dat verder kijkt dan agenda's beheren en vergaderingen organiseren? Krijg jij energie van het aanbrengen van structuur, het verbeteren van processen en het slim inzetten van digitale mogelijkheden? Wil jij bijdragen aan de verdere professionalisering van een academische toporganisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Binnen het Cluster Neuro-Hoofd-Hals (NHH) zoeken wij een proactieve managementassistent die een belangrijke organisatorische spil vormt binnen onze organisatie. Je ondersteunt niet alleen het management, maar denkt actief mee over hoe processen slimmer, efficiënter en toekomstbestendig kunnen worden ingericht. Daarbij krijg je volop ruimte om digitale innovaties, Microsoft 365 en AI-toepassingen in de praktijk te brengen.

Je werkt in een omgeving waar patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs dagelijks samenkomen. Een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben je de verbindende schakel tussen het afdelingshoofd, de clustermanager, het managementteam en diverse interne en externe stakeholders. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit binnen de organisatie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• complex agenda- en prioriteitenbeheer;
• voorbereiden, organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines;
• verzorgen van correspondentie, managementinformatie en digitale documentstromen;
• ondersteunen van projecten en verandertrajecten;
• ondersteuning P&O werkzaamheden
• signaleren en verbeteren van werkprocessen;
• actief bijdragen aan de digitalisering van de managementondersteuning, onder andere door het slim inzetten van Microsoft 365 en AI-toepassingen.

Je bent niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend. Je ziet waar processen slimmer kunnen, neemt initiatief en helpt collega's om efficiënter samen te werken.

Werkomgeving

Je komt te werken binnen het Cluster Neuro-Hoofd-Hals. Binnen het cluster werken de afdelingen Keel-, Neus- en Oorheelkunde, Oogheelkunde, Neurologie, Neurochirurgie en Mond-, Kaak- en Aangezichtschirurgie intensief samen.

Je wordt primair ingezet voor de afdeling Keel-, Neus- en Oorheelkunde, maar werkt vanuit een cluster brede blik. Hierdoor krijg je een afwisselende functie met veel contacten binnen én buiten de afdeling.

Binnen het cluster staan samenwerking, innovatie en continue verbetering centraal. De komende jaren zetten we sterk in op digitalisering, datagedreven werken, procesoptimalisatie en moderne managementondersteuning. Jij speelt hierin een belangrijke rol.

Wat vragen wij?

Je bent een ervaren managementassistent of secretaresse die overzicht houdt in een complexe en dynamische omgeving. Je denkt vooruit, werkt zelfstandig en weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden. Je bent organisatorisch sterk, communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je bent nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen en ziet technologie niet als doel, maar als middel om het werk slimmer en efficiënter te organiseren. Je vindt het leuk om mee te bouwen aan de ondersteuning van morgen.

Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde MBO-4- of HBO-opleiding, bijvoorbeeld Managementassistent, Office Management of een vergelijkbare opleiding;
• relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of stafmedewerker;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en SharePoint);
• affiniteit met digitale innovatie en AI-toepassingen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Je herkent jezelf bovendien in de kernwaarden van het UMCG: vertrouwen, verantwoordelijkheid, ambitie, wendbaarheid, respect en samenwerking

Wat bieden wij?

Je krijgt een veelzijdige functie binnen een academische topomgeving waar patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek samenkomen. Je werkt in een professioneel en betrokken team waarin eigen initiatief wordt gewaardeerd en waarin volop ruimte is voor ontwikkeling. Je krijgt de kans om actief mee te bouwen aan de verdere professionalisering en digitalisering van de managementondersteuning binnen het Cluster Neuro-Hoofd-Hals.

Wij bieden onder andere:

• een arbeidsovereenkomst voor 28 tot 36 uur per week voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband;
• behoud van een eventueel bestaand vast dienstverband binnen het UMCG;
• salaris bedraagt maximaal € 4.182,- bruto per maand (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband.;
• 8% vakantietoeslag;
• een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• pensioenopbouw bij het ABP, waarbij het UMCG 70% van de premie betaalt;
• uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder bedrijfsfitness, een fietsregeling en een voordelig P+R-busabonnement;
• ruime mogelijkheden voor opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling.
• de arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Samen bouwen we aan een toekomstbestendige ondersteuning van één van de grootste medische clusters van het UMCG.

Link:
Afdeling Keel-, Neus- en Oorheelkunde (KNO)

Voor vragen over de functie

Niet jouw vacature?