Vacatures

Project Portfolio Officer

36 uur per week
Salaris:
€3922 - €5383

Reageer t/m 26 July

Geplaatst op

Werkomgeving

Projectondersteuning is één van de hoofdprocessen binnen UMC-staf, Financiën & Control (F&C) en is ondergebracht in het UMCG Projectenbureau (UPB). Binnen het UPB zijn ter ondersteuning aan dat proces PMO’s (project management offices) opgericht en ingericht voor de domeinen Bouw, ICT en Onderzoek en een PPMO, een Project Portfolio Management Office, voor de beheersing van het totale portfolio binnen de domeinen. Samen met PMO wordt voor een transparante en actueel inzicht in de status van de projectenportfolio zorggedragen. We begeleiden projecten in het opstarten van een project en ondersteunen lopende projecten op gebied van onder andere planningen, risicomanagement, afhankelijkheden en rapportages. Daarnaast zorgen we voor een actueel inzicht in de financiële situatie van projecten, programma’s en het gehele portfolio. Tevens ondersteunen we het keuzeproces voor de selectie van de juiste projecten voor het UMCG. De afdeling is gepositioneerd binnen de afdeling UMC-staf, F&C en geeft functioneel verantwoording af aan de IV-Board.

Binnen het UPB zijn wij op zoek naar een Project Portfolio Officer voor de IT projecten.

Functiebeschrijving

Als Project Portfolio Officer ben je verantwoordelijk voor het opstellen en sturen van de projectenportfolio rondom ICT. Je zorgt voor een actueel inzicht in de lopende en geplande projectportfolio op de aspecten, afhankelijkheid, haalbaarheid (tijd, kwaliteit en geld) en integraliteit. Hierbij borg je de aansluiting tussen de projectportfolio en de strategie van het UMCG. Daarnaast draag je eraan bij dat de voor dit inzicht noodzakelijke rapportages tijdig worden opgeleverd door de verschillende projectleiders. Je ondersteunt de besluitvorming binnen de IV-board over projecten en het totale portfolio. Je kunt op metaniveau structuren en verbanden snel doorzien en op basis daarvan passende adviezen geven. Je toetst, in samenwerking met andere collega's binnen PMO en de QA-afdeling, de projectvoorstellen op haalbaarheid, integraliteit en maakbaarheid en adviseert de IV-board over de prioritering. Je toetst dat de planning van projecten binnen de portfolio volgens de juiste methoden, technieken en kwaliteitsstandaarden worden uitgevoerd en signaleert afwijkingen. Je draagt zorgt voor inzicht en overzicht in de voortgang van de portfolio en de prioritering en herprioritering van de projecten binnen de portfolio passend binnen de kaders. Je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling van het vak projectportfolio management binnen het UMCG, initieert en realiseert verbeteringen en onderhoudt in dit kader nauwe contacten met o.a. projectleiders binnen het UMCG.

Taken

  • Het ondersteunen en adviseren van de IV-Board in de besluitvorming over de projectportfolio en de programma’s en projecten binnen deze portfolio. Dit doe je onder andere door het toetsen van projectvoorstellen en PID’s t.o.v. vooraf gestelde criteria en t.o.v. de strategie van het UMCG.
  • Het opstellen van de portfoliorapportage op basis van voortgangsrapportages die door projectleiders en programmamanagers worden opgeleverd en vanuit informatie die door controllers wordt opgesteld.
  • Je toetst of de beheersing van de projecten binnen de portfolio volgens de juiste methoden, en technieken worden uitgevoerd en signaleert afwijkingen.
  • Je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling van het vak projectportfolio management, initieert en realiseert verbeteringen en onderhoudt in dit kader nauwe contacten met o.a. projectleiders binnen het UMCG.
  • Je verzorgd de prioritering van de projecten voor vaststelling van de portfolio voor opname in de begroting en de her prioritering binnen het lopende begrotingsjaar.
  • Je bent een verbinder en draagt de methoden en technieken behorende bij projectbeheersing uit en helpt de projectorganisatie bij het toepassen ervan.
  • Je draagt zorg voor een goed functionerend geheel aan projectbeheersingsprocessen en past waar nodig de processen aan.
  • Je draagt bij aan het opstellen van het informatieplan en aan het toetsen of de aangemelde projecten passen binnen het informatieplan en de UMCG strategie.
  • Je bent dossierhouder van een aantal specifieke “back-log” items (bijvoorbeeld resource- en capaciteitsplanning, contractmanagement) en weet hierin stappen te zetten ter verbetering.

Wat vragen wij?

  • WO denk- en werkniveau, opleiding op het gebied van bedrijfseconomie, (technische) bedrijfskunde of informatiemanagement.
  • Bewezen ervaring op gebied van project portfoliomanagement.
  • Ervaring op gebied van projectmanagement ondersteuning (PMO).
  • Goede kennis van de businessprocessen en doelstellingen van een (universitair) medisch centrum.
  • Goede kennis van Excel en van projectmanagement tools, zoals Clarizen.
  • Kennis en ervaring met werken in projectomgevingen en werken met PRINCE 2.
  • Kennis en ervaring met het werken in een agile omgeving/ kennis van scrum.
  • Opleiding op gebied van Portfoliomanagement, bij voorkeur MoP.
  • Opleiding op gebied van lPMA-PMO of P3O is een pre.
  • Sterk in het verbinden van en samenwerken met collega's uit verschillende disciplines, oog voor de belangen van verschillende stakeholders en tegelijkertijd resultaatgericht.
  • Een proactieve houding, anticipatie op ontwikkelingen en initiatiefrijk.
  • Conceptueel en analytisch sterk, een helikopterview en tegelijkertijd oog voor details.
  • Communicatief sterk richting verschillende stakeholders, zowel mondeling als schriftelijk.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen.

Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij?

Als professional werk je voor een toonaangevende organisatie op het gebied van gezondheidszorg, medisch onderwijs en onderzoek. Je beweegt je in een ambitieuze omgeving die altijd volop in ontwikkeling is. Wij vinden het belangrijk dat je kunt werken op een dynamische manier en dat je past binnen het team. De baan biedt veel variatie en daagt je uit.

Het betreft een fulltime dienstverband (36 uur per week). Het salaris bedraagt maximaal € 5.383,- bruto per maand (schaal 11) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Een assessment en een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Bert Kuiper hoofd UMCG Projectenbureau

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 26 juli 2020. De gesprekken staan gepland voor medio augustus.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer

Heb je nog vragen?

We vinden het leuk als je contact met ons opneemt als je vragen hebt over werken bij het UMCG.

Vera Heijnen
Vera Heijnen Team Recruitment