Vacatures

Projectcoördinator Financiën & Control

Opleiding:
HBO
25 uur per week
Salaris:
€3050 - €4200

Reageer t/m 24 september

Geplaatst op

Werkomgeving

Projectondersteuning is één van de hoofdprocessen binnen UMC staf Financiën & Control (F&C) en is ondergebracht in het UMCG Projectenbureau (UPB). Binnen het UPB zijn ter ondersteuning aan dat proces PMO’s (project management offices) opgericht en ingericht voor de domeinen Bouw, ICT en Onderwijs & Onderzoek (O&O). Bij PMO O&O is organisatorisch een tweedeling aangebracht in werkzaamheden met een centraal karakter en meer decentrale activiteiten. De voorbereiding (w.o. opstellen begroting, contractonderhandelingen, overleg over voortgang GOKIT etc.) om het project op te starten en te volgen tijdens de uitvoering vindt plaats in nauw overleg met de onderzoekers van de betreffende klinische en preklinische afdelingen. Het goedkeuringsproces (voor akkoord op uitvoering en opname in de administratie) en afrekening van het project volgens de project- en/of subsidievoorwaarden met eventueel accountantsverklaring is meer centraal gericht en georganiseerd.

De frontoffice is het loket voor de onderzoeker van waaruit directe projectondersteuning plaatsvindt. De medewerkers in de frontoffice zijn de “accountmanagers” van het UPB en ter zake deskundigen als het gaat om F&C projectondersteuning voor de onderzoekersprojecten. De frontoffice werkt hierbij nauw samen met de backofice zodat het proces van projectondersteuning als één totaal proces is ingericht. Ter ondersteuning van de programma- en projectorganisatie binnen het domein O&O zoeken wij een projectcoördinator met als specifiek account het Universitair Centrum Psychiatrie (UCP).

De dagelijkse werkzaamheden zullen vanuit het UPB worden uitgevoerd voor het UCP. Je zult binnen het UCP ondersteuning bieden en de projectteams faciliteren en je hebt voornamelijk contact met de projectleiders en de onderzoekers van het onderzoeksproject en het management van de afdeling. Je werkt samen met collega stafmedewerkers binnen het UCP. Je draagt zodoende bij aan het onderzoeksteam en je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onderzoekers inzake F&C aangelegenheden.

Functiebeschrijving

Als gevolg van diverse ontwikkelingen binnen het UCP (o.a. nieuwbouw invoeren nieuwe EPD) en het kunnen continueren van de projectondersteuning ten aanzien van de onderzoeksprojecten is er een vacature ontstaan voor een projectcoördinator. In de functie van projectcoördinator draag je, samen met je collega projectcoördinatoren en je collega’s in de backoffice van het PMO-O&O, bij aan de totale projectbeheersing gebaseerd op basis van de GOKIT methode en voor de komende onderzoeksactiviteiten binnen het UMCG.

Het takenpakket bestaat uit:

  • Beheren en bewaken van de financiën van de onderzoeksprojecten; signaleert afwijkingen en rapporteert dit naar de projectleiders, stuurgroep en management.
  • Opstellen van project begrotingen en rapportages en hierover adviseren.
  • Coördineren en uitvoeren van administratieve en organisatorische werkzaamheden voor de onderzoekprojecten.
  • Het zijn van een aanspreekpunt voor het management, stuurgroep en de onderzoekers, projectleiders van de afdelingen inzake de projecten, portfolio en programma’s.
  • Het regelmatig overleg hebben met materiedeskundigen op het terrein van personele, juridische, medisch-ethische en financiële zaken.
  • Je onderhandeld in voorkomende gevallen, namens de onderzoeker, met de sponsor van het onderzoek inzake de te hanteren tarieven en vergoedingen en controleert of deze juist zijn opgenomen in het contract.
  • Zorgen voor een goede afstemming met de backoffice.
  • Afstemming hebben met en zorgdragen voor juiste en tijdige aanlevering aan bij het onderzoeksproces betrokken afdelingen (b.v. MeTC, Juridisch Loket etc ).
  • Het signaleren van spanningen tussen doelstellingen, beschikbaar budget en ramingen/uitgaven en deze aan de projectleider doorgeven.
  • De projectcontrol en -beheersing en methodieken bewaken, verrijken en consequent toepassen.
  • Je kent de subsidievoorwaarden en ziet toe op consequente toepassing daarvan.
  • Je begrijpt de wijze van projectmatig werken volgens GOKIT(R).
  • Vernieuwingen en verbeteringen initiëren inzake projectcontrol en -beheersing, deze aandragen en inbedden, invoeren in de organisatie en administratie.
  • Je verwerkt raming van projecten, waarbij rekening wordt gehouden met reeds aangegane verplichtingen en restant prognose in het projectbeheersingssysteem en overlegt periodiek met de projectleider over de juistheid en compleetheid van deze registratie.
  • Je ondersteunt de projectleiders met het maken van hun verantwoordingsrapportage.

Wat vragen wij

  • Je hebt een HBO of academische studie afgerond op bedrijfseconomisch terrein.
  • Je kunt zelfstandig werken, maar je bent ook een teamspeler.
  • Klant- en resultaatgericht werken is voor jou vanzelfsprekend.
  • Je hebt affiniteit met administratieve processen en kennis van administratieve systemen, zoals SAP, CORSA en COGNOS.
  • Gezien de vele (verschillende) contacten en het krachtenveld waarin je jezelf bevindt zijn goede communicatieve, sociale vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen essentieel.
  • Je hebt goede adviesvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen.

Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Het betreft een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 2 jaar (25,2 uur per week). Het salaris bedraagt maximaal € 4.200,- bruto per maand (schaal 9) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Bert Kuiper hoofd UMCG Projectenbureau

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 24 september 2020.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer

Heb je nog vragen?

We vinden het leuk als je contact met ons opneemt als je vragen hebt over werken bij het UMCG.

Vera Heijnen
Vera Heijnen Team Recruitment