Planner Facilitaire Services

Functiebeschrijving

• Je bent verantwoordelijk voor het maken en bijwerken van de werkroosters en vakantieroosters binnen de wettelijke kaders.
• Je verwerkt in Ortec ziekte- en herstelmeldingen, toegekende verlofaanvragen en beheert de verloftegoeden.
• Je ondersteunt bij de planning van medewerkers in geval van training, opleiding ed.
• Je anticipeert op en signaleert roosterproblemen in de personele planning.
• Je zoekt oplossingen bij ad hoc problemen door verzuim en onvoorzien.
• Je beantwoordt rooster gerelateerde vragen.
• Je bent super user van het roostersysteem Ortec.
• Je verwerkt en registreert doormiddel van de jaarurensystematiek en het toepassen van de Arbeidstijdenwet de aanvragen in ons roostersysteem.
• Je begeleidt en draagt zorg voor eenduidige planning en werkwijze binnen de organisatie.
• Je doet voorstellen en maakt een plan van aanpak ten behoeve van het reduceren van stuwmeren, overuren.
• Je adviseert over en doet voorstellen ter verbetering van het roosteren bijvoorbeeld door analyse van piek- en daluren.
• Je voert frequent overleg en werkt nauw samen met de teamleiders.
• Je werkt nauw samen met contactpersonen (functioneel beheerders) van Ortec in het UMCG.
• Je volgt en ondersteunt ontwikkelingen op het gebied van Ortec, Mensenwerk, P&O en de CAO op het gebied van personele planning en inzet.
• Je geeft uitleg aan leidinggevenden en hun medewerkers m.b.t. bijvoorbeeld roosteraanvragen of veranderingen in het roostersysteem.
• Je genereert en analyseert management- en stuurinformatie en adviseert hierover aan de teamleiders en de hoofden.
• Je bent contactpersoon- contractbeheerder voor uitzendbureaus.
• Je ondersteunt bij projecten i.r.t. het werkveld.

Werkomgeving

Binnen de afdeling Bouw & Facilitair (B&F) van het UMCG zijn alle algemeen ondersteunende werkzaamheden ondergebracht in één organisatie. Wij zorgen voor ondersteuning van de kerntaken van het UMCG door het integraal aanbieden en leveren van duurzame producten en diensten op het gebied van huisvesting, gebouwen, infrastructuur en facilitaire services.
Vakmanschap, collegialiteit en klantgerichtheid zijn de begrippen die de verschillende relaties met onze belanghebbenden kenmerken. Wij reageren adequaat op ontwikkelingen in onze omgeving en nemen initiatief. Wij ontwikkelen onze organisatie door onze mensen zich te laten ontwikkelen.

Waarden van B&F
Eén van de drijfveren in de visie van het UMCG is: `Van mens tot mens, in alles wat we doen’, oftewel 'zie de mens!' Dat geldt ook voor B&F. We geven mensen het gevoel dat ze welkom zijn, behandelen mensen met respect en alles wat we doen, doen we met zorg en aandacht. Daarnaast zijn de volgende waarden specifiek voor ons belangrijk: integraal, transparant, gastvrij en initiatief.

Facilitaire Services
Facilitaire Services (FS) werkt vanuit kennis van- en is ondersteunend in het verlenen van diensten voor zorg, onderwijs en onderzoek in het UMCG. Belangrijke doelstelling is om de dienstverlening via één goed herkenbaar serviceloket aan te bieden. Daarnaast wordt er toegewerkt naar optimalisering van de klantfocus (gerichtheid en sturing), procesgericht organiseren en efficiency van de bedrijfsvoering. FS bestaat uit: Eten & Drinken, Gastvrijheid & Services, Reiniging & Desinfectie en het bedrijfsbureau FS.

Bedrijfsbureau FS
In het bedrijfsbureau FS zijn alle staffuncties voor adequaat klant-, leveranciers- en ketenmanagement bijeengebracht. Het bedrijfsbureau is ondersteunend aan de uitvoerende afdelingen Eten & Drinken; Gastvrijheid & Services en Reiniging & Desinfectie. Het vormt qua besturing en control enerzijds de linking pin naar de lijnonderdelen binnen FS/B&F, en anderzijds de noodzakelijke linking pin met de centrale UMCG-stafonderdelen.

Wat vragen wij

We zijn op zoek naar een planner die het leuk en uitdagend vindt om onze medewerkers effectief en efficiënt te plannen in het roosterprogramma Ortec. Wat we hierin erg van belang vinden is dat er wordt gewerkt aan uniformiteit, een optimale bedrijfsvoering en ontwikkeling.
In eerste instantie betreft het de planning voor de onderdelen Beveiliging (Gastvrijheid & Services) en Eten & Drinken. In de loop van de tijd wordt deze dienstverlening verder uitgebreid naar de overige onderdelen met als doel het vergroten van de efficiency en wendbaarheid van Facilitaire Services.

• Je hebt een relevante opleiding op dit werkgebied of aantoonbare kennis en ervaring met het maken en onderhouden van roosters in een complexe omgeving.
• Je bent sterk gericht op samenwerken en ontwikkeling.
• Je kan omgaan met de balans tussen medewerker- en organisatiebelang.
• Je kunt goed planmatig werken, organiseren, prioriteiten stellen en plannen.
• Je bent stressbestendig en kunt overzicht houden, ook als er verschillende dingen gelijktijdig op je af komen.
• Je bent een verbindende, prettige gesprekspartner en beschikt over een gezonde dosis overtuigingskracht om mensen mee te krijgen.
• Je bent analytisch en zoekt altijd naar mogelijkheden om de bedrijfsvoering te verbeteren.
• Je bent flexibel en enthousiast en kunt goed reflecteren op je eigen handelen.
• Je hebt kennis van de Arbeidstijdenwet en het toepassen van de CAO.
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met roosterprogramma ORTEC WS.
• Je beheerst MS-office, in het bijzonder Excel.

Wat bieden wij

Het betreft in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor een periode van één jaar (24 - 32 uur per week), met de mogelijkheid tot verlenging of de omzetting naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt maximaal € 3.355,- bruto per maand (schaal 7) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Niet jouw vacature?