Vacatures

Directiesecretaresse Lifelines

36 uur per week

Reageer t/m 1 november

Geplaatst op

Wil jij samen met ons de ambities van een unieke, Noordelijke biobank verwezenlijken? Solliciteer dan nu!

Lifelines: Blijven delen en verzamelen voor meer gezonde jaren

Sinds 2006 bouwen we een alsmaar groeiende, unieke schat van data van 167.000 vrijwillige deelnemers in Noord-Nederland. Elke 5 jaar laten zij zich meten, wegen, staan ze bloed en urine af en vullen ze vragenlijsten over de meest uiteenlopende onderwerpen.
De data die we hiermee verzamelen, delen we graag met nieuwsgierige onderzoekers die hiermee ontdekkingen kunnen doen over hoe we gezonder oud kunnen worden.

Effectief, efficiënt en met plezier
Lifelines is een kleine organisatie met grote ambities. We verzamelen en beheren onze data met veel zorg voor de privacy van deelnemers en met oog voor de wetenschap. Naast een succesvolle derde onderzoeksronde, die sinds 2019 loopt, zetten wij in op de sterke positie van Lifelines nu en in de toekomst, samenwerkingen met partners in Noord-Nederland en het stimuleren van datagebruik. Met als doel een bewezen verschil maken voor mensen zoals jij en ik. Om de organisatie en het management te ondersteunen bij het verwezenlijken van onze ambities, zoeken wij een:

Directiesecretaresse
36 uur per week, met als standplaats Roden

Functie-inhoud

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor het professioneel, effectief en efficiënt afhandelen van alle voorkomende werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, de bestuurssecretaris en de overige leden van het management team. Daarnaast bied je ondersteuning bij de diverse projecten. Als sparringpartner denk je mee en vooruit. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en taken en houdt van een hoge werkdruk. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

  • secretariële en administratieve taken voor de MT leden (agendaplanning en -beheer, het opmaken van presentaties, notities en correspondentie);
  • ondersteunende en administratieve werkzaamheden t.b.v. het besluitvormingsproces van de organisatie (voorbereiden van vergaderingen; opstellen van agenda’s; verzamelen, beheren en archiveren van vergaderstukken; notuleren en voortgangsbewaking actiepunten). Ervaring met het werken met iBabs en Corsa is hierbij een pre;
  • ontvangen van bezoekers en het organiseren van bijeenkomsten;
  • algemene werkzaamheden zoals telefoon beantwoorden, post verdelen e.d.;
  • regelen van facilitaire zaken en voorzieningen.

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en indelen van je eigen werkzaamheden. Vanwege de veelheid aan lopende projecten en betrokken (externe) partijen vergt dit een hoge mate van discipline, flexibiliteit en zelfstandigheid.

Wij vragen

  • Een afgeronde secretariële opleiding.
  • Minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse of directiesecretaresse binnen een complexe organisatie.
  • Ruime kennis op het gebied van automatiseerde systemen, zoals Outlook, MS Teams, Word, Excel en PowerPoint.
  • Een klantgerichte proactieve instelling en het vermogen om snel te kunnen schakelen tussen wensen van uiteenlopende opdrachtgevers.
  • Integriteit, flexibiliteit en stressbestendigheid.
  • Een representatieve uitstraling, goede sociale en communicatieve vaardigheden.
  • Nauwkeurigheid.
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij

Een prettige en uitdagende werkomgeving, waarin collega’s altijd bereid zijn elkaar te helpen en waar hard maar vooral ook samengewerkt wordt. Deze vacature betreft een structurele functie. Wij bieden in eerste instantie een arbeidsovereenkomst (bij Lifelines) voor 1 jaar, die bij gebleken geschiktheid, ongewijzigde omstandigheden en een goede wederzijdse match, wordt omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd. Wij bieden jou een marktconform salaris volgens de CAO UMC met passende arbeidsvoorwaarden.

Goed om te weten
We voldoen aan de voorwaarden van de privacy wetgeving (AVG) en vernietigen gegevens zodra deze niet meer noodzakelijk zijn. Dit doen we binnen de wettelijke bewaartermijnen. Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Sanne Bolt bestuurssecretaris

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 1 november 2020. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt vanuit het UMCG een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie. De bevestiging vanuit het UMCG kan verwarrend zijn, daarom willen wij benadrukken dat het een dienstverband met Lifelines betreft.

De gesprekken staan gepland op woensdag 11 november en donderdag 12 november in de ochtend.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen we niet op prijs.

Solliciteer

Heb je nog vragen?

We vinden het leuk als je contact met ons opneemt als je vragen hebt over werken bij het UMCG.

Vera Heijnen
Vera Heijnen Team Recruitment