Vacatures

Ambtelijk secretaris Examencommissie en Opleidingscommissies

32 uur per week
Salaris:
€ 4615

Reageer t/m 1 oktober

Geplaatst op

Faculteit Medische Wetenschappen (FMW) / UMCG - WIOO

Het Wenckebach Instituut voor Onderwijs en Opleidingen (WIOO) is binnen het UMCG verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van de academische opleidingen (vanuit de Rijksuniversiteit Groningen), medische vervolgopleidingen en zorgopleidingen. Dit doet het WIOO onder meer door de logistieke activiteiten ter ondersteuning van de verschillende opleidingen procesmatig te benaderen, te synchroniseren en waar mogelijk digitaal in te richten. Dit alles in samenwerking met veel partijen en rekening houdend met de verschillende belangen. Kwaliteit, privacy en continuïteit worden binnen het WIOO goed geborgd.

Achtergrond
Namens de Rijksuniversiteit Groningen (RuG) verzorgt het UMCG topcurricula voor o.a. de universitaire opleidingen Geneeskunde, Tandheelkunde en Bewegingswetenschappen. Deze interdisciplinair opgezette curricula leiden studenten op die na hun afstuderen optimaal kunnen functioneren in de veeleisende en snel veranderende omgeving van de zorg.

De afdeling Student en Studie Ondersteuning
De afdeling Student en Studie Ondersteuning (SSO) binnen het domein Academische Opleidingen en Medische Vervolgopleidingen van het WIOO kent twee afdelingen: het kernbureau en het onderwijsbureau. Het kernbureau SSO biedt onderdak aan de studieadviseurs, de ambtelijk secretaris van de examencommissie, de taalconsulent, de facultaire voorlichter, de coördinator van pre-master geneeskunde en het hoofd van de Junior Scientific Masterclass. Het onderwijsbureau SSO bestaat uit een coördinator en zes medewerkers. Hun hoofdtaak is de onderwijsadministratie, dat wil zeggen de in- en doorstroom van studenten, de verwerking en bekendmaking van cijfers, bullen, stageaanvragen, e.d.

Door het vertrek van de huidige ambtelijk secretaris van de gemeenschappelijk examencommissie van de opleidingen Geneeskunde en Tandheelkunde is de hier beschreven vacature ontstaan binnen het kernbureau SSO. Het betreft een gecombineerde functie van ambtelijk secretaris Examencommissie (EC) en ambtelijk secretaris Opleidingscommissies (OC’s). Hiërarchisch valt de functie onder het hoofd SSO van het WIOO, UMCG. Functionele aansturing geschiedt door de voorzitter van de Examencommissie en door de voorzitters van de OC’s.

Functiebeschrijving

De functie van ambtelijk secretaris EC beslaat een breed werkveld en de ambtelijk secretaris voert werkzaamheden uit op bestuurlijk-organisatorisch, beleidsvoorbereidend en besluitvormend gebied voor de examencommissie. Relevante wet- en regelgeving van de opleiding, de instelling en de wetgever vormen de kaders van het werkterrein.
De functie van ambtelijk secretaris t.b.v. de OC’s omvat bestuurlijk-organisatorisch en adviserende werkzaamheden. De secretaris zorgt voor een goede afstemming tussen de OC’s en de prodecaan onderwijs en de O&O raad. Het uitwerken van gevraagde en ongevraagde adviezen m.b.t het onderwijs aan de prodecaan onderwijs is een belangrijk bestanddeel van de functie.

De totale functie kent een grote mate van zelfstandigheid en handelingsvrijheid, wat gezien de dynamiek ook nodig is. Een goed inschattings- en beoordelingsvermogen en zelfstandig afwegingen en keuzes kunnen maken zijn essentieel. De ambtelijk secretaris onderhoudt contacten van diverse aard met het dagelijks bestuur en leden van de examencommissie, leden van de opleidingscommissies, medewerkers curriculumbureaus, examinatoren, docenten, studenten, studieadviseurs en de juridische afdeling van de RuG. Overtuigingskracht is belangrijk voor de functie, evenals het overbruggen van belangentegenstellingen. Je taken bestaan uit:

  • Je beheert het secretariaat van de examencommissie en de opleidingscommissies. Voor zowel de interne als externe organisaties is de ambtelijk secretaris het aanspreekpunt voor de werkzaamheden van de EC en de OC’s.
  • Je levert bijdragen aan de ontwikkeling van het beleid t.a.v. de kwaliteitsbewaking van de examens.
  • Je stelt concepten op van richtlijnen en aanwijzingen van de examencommissie en neemt hierbij de veranderende wet- en regelgeving in acht, evenals gesignaleerde relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie met betrekking tot het functioneren (en de bevoegdheden) van de examencommissie.
  • Je neemt beroepszaken van studenten tegen beslissingen van de examencommissie en/of examinatoren in behandeling en zorgt voor een adequate afhandeling.
  • Je ondersteunt de examencommissie en examinator bij zittingen van het College voor Beroep voor de Examens.
  • Je draagt bij aan curriculumvormgeving, organisatie en onderwijskundige uitgangspunten.
  • Je bent eindverantwoordelijk voor het jaarverslag van de examencommissie.
  • Je ontvangt, agendeert en beheert verzoeken van studenten en relevante partijen.
  • Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen (EC en OC’s).
  • Je draagt zorg voor een goede besluitvorming n.a.v. studentverzoeken.
  • Je draagt zorg voor communicatie en informatie over de examencommissie en haar besluiten en beleid naar betrokkenen.

Functie-eisen

  • Academisch werk- en denkniveau.
  • Sterke affiniteit met juridische zaken in het hoger onderwijs, juridische achtergrond is een pre.
  • Kennis van het hoger onderwijs in Nederland, bij voorkeur bekend met de WHW.
  • Affiniteit met onderwijs en onderwijsprocessen, praktische ervaring hiermee is een pre.
  • Sterke mate van organisatiesensitiviteit in een academische werkomgeving.
  • Goede organisatorische, contactuele, advies- en samenwerkingsvaardigheden.
  • Een onafhankelijk en analytisch oordeelsvermogen.
  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in zowel Engels als Nederlands.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen.

Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Het betreft in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar (0,9 fte), met uitzicht op een vast dienstverband.

Het salaris bedraagt maximaal € 4.615,- bruto per maand (schaal 10) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

drs. Wilfred van Slooten afdelingshoofd SSO (e-mailadres niet gebruiken om te solliciteren)

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 1 oktober 2020.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer

Heb je nog vragen?

We vinden het leuk als je contact met ons opneemt als je vragen hebt over werken bij het UMCG.

Vera Heijnen
Vera Heijnen Team Recruitment